בעולם העסקים הדינאמי של היום כל עצמאי או בעל עסק קטן מחפש יתרונות על פני המתחרים שלו. היתרונות הללו יכולים לעתים להיות ההבדל בין הצלחה וכישלון. אחת הדרכים לזכות ביתרון כזה הוא באמצעות שכירת שירותי מזכירות במיקור חוץ. התוספת שלהן לכל עסק כזה היא גדולה וכדאי להבין מדוע זה מתאים גם עבורך.
היום לא קל להחזיק עסק מצליח. המצב קשה עוד יותר לבעלי עסקים קטנים או עצמאיים שהם לב העסק והכל נופל על הכתפיים שלהם. מצד אחד הם לא יכולים לממן עובדים במשרה מלאה שיתנו להם שירות ומצד שני הם במרוץ עכברים בלתי נגמר כדי לטפל בכל מה שעסק דורש היום.
יש היום אפשרות שלא הייתה בעבר ויכולה לתת מענה הולם עבור אותם בעלי עסקים מדובר על שירותי משרד לעסקים במיקור חוץ. השירות כולל ברוב המקרים שכירת שירותי מזכירה פרילנסרית שמספקת את השירות לכמה בעלי עסקים במקביל ובדרך זאת העלות שלה נמוכה עבור כל אחד מהם והיא מעניקה את השירות בהיקף שמותאם לכל אחד מהם.
האם שירותי מזכירות במיקור חוץ יכולים להתאים לך?
שירותי מזכירות במיקור חוץ לעסקים יכולים להיות לעזר רב לכל בעל עסק קטן או פרילנסר עצמאי שמחפש להוריד מעצמו את הטיפול בתחומים ששואבים ממנו זמן ואנרגיה על חשבון הפעילות העסקית שהוא כן מתמחה בה.
שירותי מזכירות במיקור חוץ יכולים לתת מענה בכמה דרכים שונות:
- אדמיניסטרציה במיקור חוץ – אלו שירותי המזכירות במובן הבסיסי ביותר של המילה. שירות של קבלה ושליחת דואר, מענה טלפוני במידת הצורך, צילום ותיוק מסמכים וכדומה.
- ניהול כספים במיקור חוץ – שירות חשוב ביותר שלעתים מסופק למי שאין להם שירות רואה חשבון או הנהלת חשבונות. במקרים אחרים השירות כולל ניהול הכנסות מול הוצאות, הפקת דוחו"ת פיננסיים, מעקב אחר תשלומים חיצוניים וקבלת תשלומים וכן הלאה.
- ניהול עובדים במיקור חוץ – עבור עסקים קטנים שיש להם עובדים, חשוב להעניק להם יחס ראוי עם טיפול בבעיות שעלולות להיווצר, מתנה ביום הולדת, זימון לאירועי חברה ועוד. כמו כן טיפול בגיוס או שחרור של עובדים וכן הלאה.
- ניהול לקוחות במיקור חוץ – הלקוחות הם הלב של כל עסק וחשוב גם לתת להם מענה מהיר בכל פניה או שאלה וגם לשמר אותם באמצעות יחס טוב. לא תמיד לעצמאי יש זמן לז האבל מזכירה במיקור חוץ יכולה לענות לפניות של הלקוחות הללו, לפתור להם נושאים קטנים שחבל להטריד בהם את בעל העסק וגם לשמר אותם כדי שימשיכו להיות לקוחות או ישובו בעתיד.
- ניהול ספקים במיקור חוץ – חשוב מאוד לאתר ספקים טובים שנותנים יחס טוב ומחירים הוגנים ובמקביל לשחרר כאלו שאינם עונים לדרישות האלו. המזכירה יכולה לטפל בזה ולבדוק מדי פעם מי הספק המתאים לבעל העסק וגם לשמור על קשר עם ספקים ולוודא קבלת שירות שוטפת ברמה טובה, לטפל בנושא של תשלומים וכן הלאה.
היום יותר מתמיד כל שירות שיכול לשדרג את העסק הוא בעל משמעות רבה להצלחה שלו ואין ספק ששירותי משרד לעסקים במיקור חוץ הם שירות שכדאי לחשוב עליו.
המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי עוזרת אישית במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.